In samenwerking met een van onze klanten hebben we een nieuwe applicatie toegevoegd aan ons portfolio: de interactieve opvoer van kilometerstanden en berijdersgegevens via internet.

Via e-mail worden berijders en wagenparkbeheerders periodiek gevraagd hun kilometerstand in te voeren en de berijdersgegevens te controleren. Kilometerstanden worden interactief verwerkt en wijzigingen in berijdersgegevens kunnen na accordering met 1 druk op de knop doorgevoerd worden. U beschikt hiermee altijd over actuele kilometerstanden en berijdersgegevens.

Via de bewakingsmodule worden de contracten geselecteerd. U kunt desgewenst alleen de contracten selecteren die al langer geen mailing hebben gehad en u kunt contracten met een recente kilometerstand overslaan. De contracten worden verzameld en de mails worden voorbereid. Deze gaan, conform de door u ingevoerde correspondentie-strategie naar de berijder, de wagenparkbeheerder of het algemene e-mail adres van de klant. U kunt debiteuren uitsluiten, berijders uitsluiten of hele series van contracten; bijvoorbeeld alle brandstofcontracten, of uw huurvloot.

Na controle gaan de mails de deur uit. In de mail staat een gecodeerde ‘deep-link’ die direct de internetapplicatie opstart. We vragen de ontvanger van de mail de kilometerstand in te vullen en direct de berijdergegevens te controleren en waar nodig aan te vullen. De ontvanger krijgt direct een e-mail ter bevestiging.

De gewijzigde berijdergegevens (of berijderwissels) staan dan klaar om te accorderen. Vanuit een overzichtscherm kunnen back-office medewerkers inzicht krijgen in de wijzigingen en op logica controleren. Het systeem controleert natuurlijk zoveel als mogelijk (e-mail adres bevat @, postcode is geldig, telefoonnummer bevat 10 cijfers enzovoort) maar voor de zekerheid kijkt iemand nog even of er geen rare namen worden ingevoerd. Met een simpele druk op de knop kan de wijziging geaccepteerd en doorgevoerd worden.

Hiermee komt een einde aan het jaarlijks ritueel van verwerken van berijdermutaties en kilometerstanden. Een efficiency-verbetering van jewelste!